Studierenden-E-Mail-Verteiler

Regelung zur Verwendung des Studierenden-Mailverteilers an der Philosophischen Fakultät und Fachbereich Theologie

Auf Vorschlag des Dekans der Philosophischen Fakultät und Fachbereich Theologie und in Absprache mit der Fachschaftsvertretung der Fakultät wurden Regeln zur Nutzung des Verteilers definiert.

Danach gilt für den Versand folgendes Reglement:

  • Generell werden nur E-Mails an die Studierenden versandt, die Informationen enthalten, die für die Studierenden der Fakultät von Relevanz sind.
  • Um die eingehenden E-Mails schneller klassifizieren und mit dem E-Mail-Client auch direkt filtern zu können, werden alle E-Mails im Betreff mit einem Präfix versehen.
  • Die E-Mails werden in der Regel ohne Dateianhang verschickt, um die Größe der E-Mails möglichst klein zu halten und so die Schnelligkeit und Übersichtlichkeit des Mailverkehrs zu fördern.

[phil-stud-info]

 Mit diesem Präfix werden alle E-Mails versehen, die für die Studierenden wichtige studienrelevante Informationen enthalten. Hierunter fallen vor allem Nachrichten zu Lehre und Studium, der Lehre oder Prüfungen.
Beispiel: Erinnerung zum Prüfungsanmeldezeitraum

[phil-veranst-int]

 Hiermit werden alle E-Mails gekennzeichnet, die auf große und bedeutende Veranstaltungen der Fakultät und deren Einrichtungen hinweisen.
Beispiel: Master-Messe, Erstsemesterbegrüßung

[phil-veranst-ext]

 Dieses Präfix ist für die E-Mails gedacht, die auf Veranstaltungen hinweisen, die von Einrichtungen organisiert werden, die nicht zur Universität Erlangen-Nürnberg gehören. Diese Kategorie wird sehr restriktiv gehandhabt und ist nur bei Veranstaltungen zu verwenden, die für den Studierenden der Fakultät von Bedeutung sind.

[phil-serviceumfrage]

 Mit diesem Präfix werden E-Mails versehen, durch die die Studierenden zur Teilnahme an einer Umfrage aufgefordert werden. Diese Umfragen können nur durch große Service-Einrichtungen der Universität, wie zum Beispiel Bibliothek, Rechenzentrum, Sprachenzentrum, Universitätsverwaltung usw. durchgeführt werden und dürfen nur studentische Belange betreffen. Umfragen externer Institutionen werden ausgeschlossen.

[phil-forschungsumfrage]

 Hiermit werden alle E-Mails gekennzeichnet, durch die die Studierenden zur Teilnahme an einer Umfrage im Rahmen einer wissenschaftlichen Arbeit (z.B. Bachelorarbeit, Masterarbeit, etc.) aufgefordert werden. Hierunter fallen ausschließlich Umfragen zu wissenschaftlichen Arbeiten der Fakultät. Des Weiteren werden keine Erinnerungs-E-Mails zu Umfragen verschickt – auf jede Umfrage wird nur ein einziges Mal hingewiesen.

Organisatorische Handhabung

Die Freigabe des E-Mail-Verteilers erfolgt durch das Dekanat der Fakultät.
Bitte wenden Sie sich hierzu per Mail mit folgenden Angaben an die Fakultätsverwaltung:

  • vorgeschlagenes Präfix für die Betreffzeile
  • vorgeschlagener Mailtext
  • Ihre E-Mailadresse, die für den Versand berechtigt werden soll
  • gewünschter Zeitpunkt/Zeitraum für den Versand

Nach erfolgter Freigabe des Mailverteilers wird die von Ihnen angegebene Mailadresse durch die Postmastergruppe des RRZE zum Versand der Mail technisch berechtigt.